Face à l’obligation de déposer des comptes annuels, certains professionnels sont en retard ou négligent. Cela vaut particulièrement pour les start-ups qui ne connaissent pas les formalités (sans parler de celles qui veulent dissimuler leurs difficultés financières). Ainsi, pour éclairer les entrepreneurs sur cette obligation légale, nous avons développé ce guide.
Plan de l'article
Entreprises qui doivent déposer leurs comptes annuels
Qu’ il s’agisse de sociétés commerciales ou de sociétés civiles, ils doivent déposer leurs comptes annuels pour les formes juridiques suivantes :
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- responsabilité limitée (EURL) Sociétés
- responsabilité limitée (SARL)
- Single Personal Simplified Business Sociétés simplifiées (SASU)
- Sociétés commerciales simplifiées (SAS) Sociétés anonymes
- (SA)
- en
- commandite (SCA)
- Sociétés libérales d’exercice (responsabilité limitée exercice libéral Sociétés, SELAFA, SELCA, SELAS)
- Sociétés coopératives agricoles, à partir de certains seuils
- Sociétés immobilières civiles (SCI) assujetties à l’IS (impôt sur les sociétés)
à
Sociétés
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Sociétés anonymes collectif (SNC) dont tous les associés sont des entités juridiques
Sociétés à
Par conséquent, les entreprises individuelles et les IBS qui ont opté pour l’impôt sur le revenu (IR) sont exonérées de l’obligation de déposer les comptes au greffe pour l’exercice comptable de l’année.
Documents comptables soumis au dépôt
Les comptes annuels de l’exercice écoulé sont affectés par le dépôt. Il s’agit principalement de 3 documents, à savoir :
- Le bilan,
- Le compte de résultat,
- les annexes.
Le bilan reflète les actifs (actions, créances, trésorerie…) et dettes (fournisseurs, impôts, emprunts bancaires…) de la société. Le compte de profits et pertes tient compte des recettes (ventes de biens…) et des dépenses (achats de matières premières…). Et les annexes fournissent des explications supplémentaires à la deux premiers documents.
En dehors de cela, il est nécessaire de :
- Le procès-verbal de la réunion d’approbation des comptes Le
- rapport de l’auditeur, le cas échéant
- Le rapport du conseil de surveillance, en particulier pour l’AS et le SCA
- Rapport de gestion du groupe pour les sociétés cotées dans le cas des comptes consolidés.
Si le contractant choisit de déposer des comptes par voie électronique, les documents doivent être signés électroniquement et soumis en format PDF après les rapports des différents organismes (rapport du conseil de surveillance, etc.).
Cas exceptionnels :
#1 — Toutes les entreprises ne sont pas soumises à l’obligation légale d’établir des annexes. Pour ce faire, il ne doit pas s’agir d’institutions de crédit ou de financement, d’une compagnie d’assurance, d’une société cotée ou d’une société de gestion du groupe d’actions. De plus, ils doivent satisfaire à deux des trois critères suivants :
- Bilan total < 350 000€
- CA net < 700 000€
- Nombre de salariés < 10
#2 — Les comptes annuels peuvent être présentés de manière succincte ou détaillée. Seules les entreprises qui remplissent les conditions requises peuvent établir des comptes annuels agrégés. Par exemple, les sociétés commerciales sous forme de sociétés à responsabilité limitée doivent remplir deux des trois conditions suivantes :
Pour le bilan et le compte de profits et pertes,
- Bilan total 267 000 euros
- Total CA 534 000 euros
- Nombre de salariés permanents — 10
Pour l’annexe,
- Bilan total 3,650 000 euros
- Total CA 7 300 000 euros
- Nombre de salariés permanents — 50
Dépôt des comptes annuels au greffe : les étapes à suivre
Étape 1 : Convocation d’une assemblée générale
Une assemblée générale ordinaire doit avoir lieu au moins une fois par an dans les six mois suivant l’exercice clos. En particulier, il est compétent pour l’approbation du les comptes annuels de l’entreprise.
Ainsi, la convocation des associés ou actionnaires sous la responsabilité du gestionnaire ou du dirigeant doit être convoquée au moins 15 jours avant l’assemblée. Les comptes à approuver seront également envoyés aux associés en même temps.
Étape 2 : Approuver les comptes
Au moment de l’AG, les associés ou actionnaires sont libres de discuter des comptes de la société et de voter sur les décisions à prendre (répartition des bénéfices, distribution des dividendes, etc.) . Il ne faut pas oublier que les méthodes de vote varient selon les statuts.
Si les comptes sont approuvés, ils peuvent être déposés auprès du Greffe. Autrement, une modification est requise pour une nouvelle approbation. Sinon, nous ne pouvons pas donner suite à la proposition d’attribuer le résultat.
Étape 3 : Rédaction du procès-verbal
La réunion est un document indispensable lors du dépôt des comptes auprès du greffe du Tribunal de commerce. En effet, il décrit ce a été dit et fait lors de la réunion (ordre du jour, proposition d’affectation et résolution des votes, résultats des votes, etc.).
Par conséquent, le PV doit être soigneusement rédigé par le secrétaire de l’Assemblée ou un membre des organes exécutifs de l’entreprise dès que possible. Ensuite, il sera paraphé et signé par le président de l’Assemblée et les signataires concernés. Dans des circonstances sensibles, il est sage de rédiger un projet à la fin de la séance et de le faire signer afin d’écarter tout différend après la réunion.
Étape 4 : Réaliser le dépôt des comptes
Les comptes annuels approuvés doivent être déposés au greffe au plus tard un mois après l’AG . C’est-à-dire sept mois après la fin de l’exercice financier.
À cette fin, le demandeur dispose de trois possibilités :
- Faire un dépôt sur place (directement au greffe), procéder par la
- poste, enregistré avec avis de réception,
- ou par voie électronique (sur l’Infogreffe ou via les Legaltechs). Dans ce dernier cas, la société dispose d’un mois supplémentaire pour effectuer le dépôt.
Toutefois, si la compagnie n’est pas en mesure de respecter ces délais législatifs, il est recommandé qu’une demande de prorogation soit présentée au président du Tribunal avant l’expiration de la période de six mois. Toutefois, en tout état de cause, la demande peut ou non être recevable.
Combien cela coûte-t-il de déposer des comptes annuels ?
Cette formalité a en fait un coût juridique présenté dans le tableau suivant :
| Type de dépôt | sur place | Par courrier | en ligne |
|---|---|---|---|
| (frais postaux ou diligence de transmission inclus) | 13,19€ | 14.21€ | |
| TVA | 2, 64€ | 2.84€ | |
| INPI | 5, 45€ | 5,45€ | |
| BODACC | 24, 20€ | 24,20€ | |
| Coût dépôt des comptes annuels | 44, 48€ | 45,48€ | 46,70€ |
| Coût du certificat de dépôt des comptes | 2, 23€ | 1,49€ | 3,71€ |
Pour la procédure en ligne, le paiement est effectué par carte de crédit, tandis que pour le reste, le paiement est effectué par chèque à l’ordre du greffe du tribunal de commerce concerné.
Quelles sont les pénalités en cas de retard ou de non-production ?
Tout d’ abord, il convient de noter que le greffe du tribunal de commerce envoie régulièrement des lettres de reconstitution en cas de retard ou d’oubli de la part de la société. Selon le Code de commerce, chaque jour de retard entraîne le paiement d’une redevance au Trésor.
Ensuite, si la société omet de déposer les comptes de l’exercice auprès du Greffe un comptable de l’année dans les délais prescrits, elle est passible d’une sanction pénale. Soit une amende de 1500 euros à 3000 euros (en cas d’ecidivisme).