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Comment calculer le nombre d’heures d’absence ?

Compte tenu de sa complexité, le coût La présence d’absentéisme est généralement peu connu des DDH. Nous essayons dans cet article de fournir plusieurs réponses à cette évaluation .

Calcul du taux d’absentéisme

La formule du taux d’absentéisme

La formule du taux d’absentéisme généralement accepté est la suivante :

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(Nombre d’heures d’absences de la période/nombre d’heures travaillées en théorie sur la période) x 100

Les périodes sélectionnées sont généralement le mois et l’année.

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exemple  : pour une entreprise de 15 salariés, tous travaillant à temps plein (7 heures par jour), il y a 6 jours d’absence pendant le premier mois de l’année.

Le temps d’absence est donc de 7 heures x 6 jours d’absence = 42 heures.

Le temps de participation théorique est de 22 jours (nombre moyen de jours travaillés) x 7 heures x 15 employés = 2 310 heures

Taux d’absentéisme = (42/2,310) x 100 = 1,82 %.

Absences à prendre en compte

Bien que la formule de calcul soit relativement commune à toutes les entreprises, les comparaisons entre les entreprises sont en fait plus complexes parce que types d’absences prises en compte peuvent différer d’une entité à l’autre.

Il est donc d’usage d’exclure les absences qui peuvent être programmées comme les congés syndicaux ou de formation, les congés payés, les congés de maternité et de paternité.

D’un autre côté, le absence sur laquelle l’entreprise peut agir sera incluse dans le formule :

  • accidents du travail, déplacements domicile-travail et maladies professionnelles
  • absences injustifiées ou mal motivées
  • les enfants malades quittent ou d’autres événements familiaux.

Il est également possible de prendre en compte les absences pour une maladie ordinaire. En revanche, les grèves sont exclues du calcul.

Absenteisme : les autres indicateurs à suivre

Le taux d’absentéisme doit ensuite être déchiffrées et ventilées par type d’absence. Article R2323-17 du Code du travail oblige donc, dans le contexte de la bilan social , pour spécifier les données suivantes :

  • Le nombre de jours théoriques travaillés
  • Nombre de jours d’absence (excluant les conflits sociaux)
  • Le nombre de jours d’absence pour maladie
  • Répartition des absences dues à une maladie selon la durée
  • Nombre de jours d’absence pour accidents du travail, déplacements domicile-travail ou maladies professionnelles
  • Le nombre de jours de congé pour la maternité
  • Le nombre de jours d’absence pour congé autorisé (événements familiaux, congés spéciaux pour femmes…)
  • Nombre de jours d’absence attribuables à d’autres causes.

Il est également nécessaire de suivre la durée moyenne de ces absences et le nombre de courtes absences (jusqu’à 3 jours).

Selon les activités, il peut être nécessaire à données correctes selon la saisonnalité. Tous ces calculs peuvent être effectués par groupe de salariés ou par lieu géographique.

Les principaux chiffres au niveau national

Selon l étude quantitative Ayming-AG2R LA MONDIALE, le taux d’absentéisme revient à la hausse en France en 2017 à 4,72% , comparativement à 4,59 % en 2016 (enquête auprès de 1 836 802 employés).

Le durée moyenne de l’absence s’élève à 17,2 jours d’absence par année et par employé .

La récente étude sur l’absentéisme réalisée par Malakoff Médéric offre également quelques chiffres intéressants :

  • 32,6 % des employés sont absents au moins une fois par an (chiffre stable).
  • Le nombre de jours d’absence par employé est de 11,4 jours.
  • Chaque employé arrête 0,63 fois par an. Ce chiffre est stable depuis plusieurs années.

Coûts directs de l’absentéisme

L’évaluation du coût des arrêts de travail est complexe car elle tient compte de nombreuses variables : niveau de rémunération, convention collective (prise en charge ou non du délai d’attente en cas d’absence de maladie), remplacement ou non des absents et modalités de remplacement (heures supplémentaires, durée déterminée, intérim, etc.).

Les coûts directs sont les plus simples à évaluer. Ils comprennent principalement le Salaires bruts et cotisations de sécurité sociale correspondant à la période d’absence du salarié concerné : Complément d’employeur pendant l’absence du salarié des allocations journalières de sécurité sociale et le maintien du salaire pendant la période de carence. Ce coût dépend fortement de la politique RH de l’entreprise et de la convention collective, notamment pour le maintien des salaires ou non pendant la période d’attente en cas de maladie pour les employés dont l’ancienneté est inférieure à 1 an. Pour cette évaluation, il est courant, à titre de simplification, d’utiliser un salaire journalier moyen (éventuellement ventilé par niveau hiérarchique).

Ce coût est considéré comme une dépense inutile. En outre, il est nécessaire de prendre en compte le déficit pour l’entreprise, en termes de marge. Chaque salarié participe en effet à la création de la valeur ajoutée de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’intégrer dans le coût direct de l’absentéisme, manque de contribution à la valeur ajoutée de cet employé pendant sa période d’absence.

Le moyen le plus simple est de conserver une contribution moyenne en utilisant le ratio : valeur ajoutée N-1/Résistance moyenne N-1. Ce montant doit alors être calculé au prorata de la durée de l’absence.

Selon l’Institut Alma Consulting Group, le coût direct de l’absentéisme, compte tenu de la valeur ajoutée, s’élèverait à 45 milliards d’euros pour les entreprises françaises, 5,8 % de leur masse salariale .

Les coûts indirects de l’absentéisme

Le coût de l’absentéisme ne s’arrête pas à des coûts directs. De nombreux coûts indirects et cachés gonflent le coût de l’absentéisme :

1) Le coût de remplacement  : cela dépend tout d’abord de la politique de remplacement de l’entreprise. L’employé absent est-il remplacé ? Par un contrat à durée déterminée, un intermédiaire ? Ou est-ce que son travail est réparti sur d’autres employés (heures supplémentaires) ? La deuxième solution est souvent moins coûteuse à court terme, mais elle a un impact négatif sur le climat social.

2) Coût de gestion  : La gestion des absences prend du temps pour les services de ressources humaines (temps perdu pour sélectionner et recruter un contrat ou une personne intérimaire, remplir le bulletin de paie plus long).

3) Coûts liés aux dysfonctionnements organisationnels  : l’absence entraîne des dysfonctionnements dans le ministère où l’employé en question travaille. Dans un premier temps, il sera nécessaire de réaffecter les tâches de l’absenté entre ses collègues (coût des heures supplémentaires possibles), et/ou de former son remplaçant.

4) Coûts de non-productivité : Les personnes remplaçant l’employé absent (collègue, durée déterminée, intérimaire, etc.) devront être formées au travail et seront probablement beaucoup moins performantes au début que la personne remplacée.

5) Coûts sociaux : Les coûts supplémentaires de gestion des services de ressources humaines et du service dans lequel le salarié travaille peuvent détériorer le climat social en raison de l’augmentation de la charge de travail des employés présents. Cette démotivation peut entraîner une baisse de la productivité, un risque accru d’accidents du travail et d’absentéisme…

6) Coûts d’image : Compte tenu du risque de manque de productivité et d’inactivité sociale, la qualité du travail effectué peut être moins bonne. Des retards de livraison peuvent également se produire, ce qui entraîne l’insatisfaction des clients.

Selon le groupe Alma Consulting, en ajoutant les coûts indirects, le coût de l’absentéisme devrait finalement atteindre 60 milliards € en France (45 milliards avec seulement coûts directs).

Mais cette position est contestée par d’autres organisations comme Malakoff Médéric, qui croit que les coûts indirects représentent entre 2 et 4 fois le montant des coûts directs .

Comme simplification, nous prenons souvent en compte l’idée que un point d’absentéisme coûterait un point de paie (en tenant compte des coûts directs et indirects de l’absentéisme. De toute évidence, cette évaluation « louche » n’est pas statistiquement démontrée. Il s’agit seulement d’un ordre de grandeur nécessitant un calcul plus approfondi pour chaque entreprise.

Les coûts du présentéisme

Pour aller plus loin dans l’évaluation du processus et la prévention de l’absentéisme, il est nécessaire de prendre en compte les coût du « présentéisme ». Cette notion, beaucoup moins connue, correspond à la situation d’un salarié présent sur son lieu de travail, alors que son état (physique ou mental) ou sa motivation ne lui permet pas d’être normalement productif. Le présentéisme peut prendre la forme d’un insatisfaction au travail ou d’une fatigue extrême due au surmenage. En d’autres termes, l’employé est bien présent dans l’entreprise, mais est anormalement inefficace dans son travail. Le coût du présentéisme est donc avant tout un coût d’improductivité.

Ce présentéisme est très souvent la première étape pour un employé avant une absentéisme plus ou moins volontaire.

présentéisme doit moins être étudié et analysé comme absentéisme. Selon le cabinet de conseil en ressources humaines Midori consulting, le taux de présentéisme serait de 1,4 à 2 fois plus élevé que le taux d’absentéisme Le  ! Si l’on remonte sur la base d’un taux moyen d’absentéisme en France de 4,72% en 2014, le taux de présentéisme pourrait atteindre entre 6,61 et 9,44%.

La lutte contre l’absentéisme et le présentéisme, que ce soit dans les entreprises privées ou dans la fonction publique, grâce à une politique RH appropriée et à des tableaux de bord, peut donc conduire à des économies substantielles pour l’entreprise.

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